What HostelSathi keeps track of

HostelSathi ले के-के को हिसाब राख्छ

Creating your account

आफ्नो खाता खोल्ने

If nobody has set your organization up for you, you can create it yourself from the sign-up page. You are creating two things at once: a login for you, and the organization your whole team will share.

तपाईंको संस्था कसैले बनाइदिएको छैन भने साइन-अप पृष्ठबाट आफैँ बनाउन सक्नुहुन्छ। यहाँ एकैपटक दुई कुरा बन्छन्: तपाईंको आफ्नो लगइन, र तपाईंको सम्पूर्ण टिमले प्रयोग गर्ने संस्था।

1. Enter your hostel or company name. This becomes your organization name, and you can change it later in Settings.

2. Enter your own name, email address and a password. The password needs at least eight characters, including a letter and a number.

3. Tick the terms checkbox and choose Create account.

4. Check your inbox. We send a confirmation link that lasts 24 hours — open it to activate the account. If it has not arrived, use the resend option on the sign-in page.

5. Sign in. You will land on the setup checklist described later in this part.

1. आफ्नो होस्टल वा कम्पनीको नाम लेख्नुहोस्। यही तपाईंको संस्थाको नाम हुन्छ, र पछि Settings बाट फेर्न सकिन्छ।

2. आफ्नो नाम, इमेल र पासवर्ड लेख्नुहोस्। पासवर्डमा कम्तीमा आठ अक्षर हुनुपर्छ, र एउटा अक्षर र एउटा अंक अनिवार्य छ।

3. सर्तको चेकबक्समा टिक लगाएर Create account थिच्नुहोस्।

4. आफ्नो इमेल हेर्नुहोस्। हामी २४ घण्टा चल्ने पुष्टि लिंक पठाउँछौं — त्यो खोलेपछि खाता सक्रिय हुन्छ। आएन भने साइन-इन पृष्ठको पुनः पठाउने विकल्प प्रयोग गर्नुहोस्।

5. साइन इन गर्नुहोस्। तपाईं यसै भागमा तल वर्णन गरिएको सेटअप सूचीमा पुग्नुहुन्छ।

The account you create this way is the Hostel Owner — the only role that can see billing. Everyone else on your team is invited afterwards from the Staff screen.

यसरी बनाइएको खाता Hostel Owner हुन्छ — बिलिङ हेर्न पाउने एक मात्र भूमिका। टिमका अरू सबैलाई पछि Staff स्क्रिनबाट निम्तो पठाइन्छ।

Signing in and passwords

साइन इन र पासवर्ड

Staff and students use the same sign-in screen. After you sign in, HostelSathi sends you to the right place automatically based on who you are, so there is nothing to choose.

कर्मचारी र विद्यार्थी दुवैले एउटै साइन-इन स्क्रिन प्रयोग गर्छन्। साइन इन गरेपछि तपाईं को हुनुहुन्छ भन्ने आधारमा HostelSathi ले आफैँ सही ठाउँमा पुर्‍याउँछ — छनोट गर्नुपर्दैन।

If you have forgotten your password

पासवर्ड बिर्सनुभयो भने

1. On the sign-in screen, choose Forgot? next to the password field.

2. Enter your email address and submit.

3. Open the emailed link and choose a new password.

1. साइन-इन स्क्रिनमा पासवर्ड बाकसको छेउमा रहेको Forgot? थिच्नुहोस्।

2. आफ्नो इमेल लेखेर पठाउनुहोस्।

3. इमेलमा आएको लिंक खोलेर नयाँ पासवर्ड राख्नुहोस्।

Repeated failed attempts temporarily lock an account. If that happens, wait and try again, or ask an administrator to reset your access from the Staff screen.

पटक-पटक गलत प्रयास गर्दा खाता केही बेरका लागि बन्द हुन्छ। त्यसो भयो भने केही बेर पर्खेर फेरि प्रयास गर्नुहोस्, वा प्रशासकलाई Staff स्क्रिनबाट तपाईंको पहुँच रिसेट गर्न भन्नुहोस्।

Changing a password you still know

थाहा भएको पासवर्ड फेर्ने

Open the menu under your name in the top-right corner and choose Change password. If an administrator has flagged your account to require a change, the app takes you there automatically and will not let you go anywhere else until it is done.

दायाँ माथिको कुनामा आफ्नो नामको मेनु खोलेर Change password छान्नुहोस्। प्रशासकले तपाईंको खातामा पासवर्ड फेर्नैपर्ने भनी चिन्ह लगाएको छ भने, एपले आफैँ त्यहाँ पुर्‍याउँछ र नफेरेसम्म अन्त जान दिँदैन।

Finding your way around

एपमा कहाँ के छ

Reading the dashboard

ड्यासबोर्ड कसरी पढ्ने

First-time setup

पहिलो पटकको सेटअप

A brand-new organization has no rooms and no residents, so most screens will look empty. The setup checklist walks you through filling it in.

बिल्कुलै नयाँ संस्थामा कोठा पनि हुँदैन, बस्ने विद्यार्थी पनि हुँदैनन् — त्यसैले धेरैजसो स्क्रिन खाली देखिन्छन्। सेटअप सूचीले क्रमैसँग भर्न सिकाउँछ।

The first six steps are required, because they build the chain from organization down to bed. The last three are optional and can wait:

पहिलो छ चरण अनिवार्य छन्, किनभने तिनैले संस्थादेखि बेडसम्मको शृंखला बनाउँछन्। अन्तिम तीन वैकल्पिक हुन् र पछि गरे पनि हुन्छ:

• Organization profile — your name, contact details and logo.
• Add a hostel — your first property.
• Add a building — buildings group the floors of a hostel.
• Add floors — floors hold the rooms.
• Add rooms — created in bulk, with their rate and capacity.
• Add beds — beds are what actually get allocated.
• Configure fees (optional) — your monthly rate and other charges.
• Invite staff (optional) — wardens, accountants, front desk.
• Add students (optional) — one at a time, or import a spreadsheet.

• Organization profile — संस्थाको नाम, सम्पर्क विवरण र लोगो।
• Add a hostel — तपाईंको पहिलो होस्टल।
• Add a building — भवनले होस्टलका तल्लालाई समूहमा राख्छ।
• Add floors — तल्लाभित्र कोठा रहन्छन्।
• Add rooms — एकैपटक धेरै कोठा, दर र क्षमतासहित।
• Add beds — विद्यार्थीलाई वास्तवमा छुट्याइने बेड।
• Configure fees (वैकल्पिक) — मासिक दर र अन्य शुल्क।
• Invite staff (वैकल्पिक) — वार्डेन, लेखापाल, रिसेप्सन।
• Add students (वैकल्पिक) — एक-एक गरी, वा स्प्रेडसिट अपलोड गरेर।

Until setup is finished, a progress banner appears on your dashboard. Everyone in the organization can see the checklist — it explains why screens look empty — but only administrators can skip steps or mark it complete.

सेटअप नसकिँदासम्म ड्यासबोर्डमा प्रगति देखाउने पट्टी देखिन्छ। संस्थाका सबैले यो सूची हेर्न सक्छन् — स्क्रिन किन खाली छन् भन्ने यसैले बुझाउँछ — तर चरण छोड्ने वा पूरा भयो भनी चिन्ह लगाउने काम प्रशासकले मात्र गर्न सक्छन्।

Hostels

होस्टल

A hostel is one physical property. Most businesses have one; if you run several, each gets its own entry here, and staff can be restricted to just the ones they work at.

होस्टल भनेको एउटा भौतिक सम्पत्ति हो। धेरैजसोसँग एउटै हुन्छ; धेरै चलाउनुहुन्छ भने हरेकको छुट्टै प्रविष्टि यहाँ बन्छ, र कर्मचारीलाई आफू काम गर्ने होस्टलमा मात्र सीमित गर्न सकिन्छ।

1. Open Hostels in the sidebar.

2. Choose Add hostel.

3. Give it a name, address and contact details, then save.

1. साइडबारबाट Hostels खोल्नुहोस्।

2. Add hostel थिच्नुहोस्।

3. नाम, ठेगाना र सम्पर्क विवरण भरेर सेभ गर्नुहोस्।

Selecting a hostel opens its structure, where the rest of the chain is built.

कुनै होस्टल छान्दा त्यसको संरचना खुल्छ, जहाँबाट बाँकी शृंखला बनाइन्छ।

Expand a building to see its floors, and a floor to see its rooms. Add buildings and floors from this screen. When you reach the point of creating rooms, use bulk creation rather than adding them one by one — it is described in the next chapter.

भवन खोल्दा त्यसका तल्ला देखिन्छन्, तल्ला खोल्दा कोठा। भवन र तल्ला यहीँबाट थप्नुहोस्। कोठा बनाउने बेला एक-एक गरी नथपी एकैपटक धेरै बनाउने तरिका प्रयोग गर्नुहोस् — त्यो अर्को अध्यायमा छ।

Rooms and beds

कोठा र बेड

The Rooms & beds screen lists every room you have, across all hostels, with its type, capacity and how many of its beds are taken. This is the screen to use when someone asks "have we got anything free?"

Rooms & beds स्क्रिनमा सबै होस्टलका सबै कोठा देखिन्छन् — प्रकार, क्षमता र कति बेड भरिएका छन् सहित। "खाली कोठा छ?" भनेर कसैले सोध्दा हेर्ने स्क्रिन यही हो।

Creating rooms in bulk

एकैपटक धेरै कोठा बनाउने

A floor of twelve identical rooms should not take twelve forms. From a floor in the hostel structure, choose bulk creation and give it a number range, a room type, a capacity and a monthly rate. HostelSathi creates the rooms and their beds in one go.

एउटै किसिमका बाह्र कोठा भएको तल्लाका लागि बाह्रवटा फारम भर्नुपर्दैन। होस्टल संरचनाभित्रको तल्लाबाट एकैपटक धेरै बनाउने विकल्प छानेर कोठा नम्बरको दायरा, कोठाको प्रकार, क्षमता र मासिक दर दिनुहोस्। HostelSathi ले कोठा र तिनका बेड एकैचोटि बनाइदिन्छ।

Bed statuses

बेडका अवस्था

• Available — free to allocate.
• Occupied — a student is currently in it.
• Reserved — held for a student who has not moved in yet.
• Blocked — deliberately out of service, for maintenance or storage. Blocked beds are excluded from occupancy figures and cannot be allocated.

• Available — छुट्याउन मिल्ने खाली बेड।
• Occupied — अहिले विद्यार्थी बसेको।
• Reserved — अझै नआएको विद्यार्थीका लागि छुट्याइराखेको।
• Blocked — मर्मत वा सामान राख्न जानाजान रोकिएको। रोकिएका बेड ओगटिएको गणनामा पर्दैनन् र छुट्याउन पनि मिल्दैन।

Block a bed from this screen when a mattress needs replacing or the room is being painted, and unblock it when the work is done.

म्याट्रेस फेर्नुपर्दा वा कोठामा रङ लगाउँदा यहीँबाट बेड रोक्नुहोस्, र काम सकिएपछि खोल्नुहोस्।

Allocating beds

बेड छुट्याउने

An allocation is the link between a student and a bed. The allocations screen shows the current ones and the full history behind them.

बेड बाँडफाँट भनेको विद्यार्थी र बेडबीचको सम्बन्ध हो। यो स्क्रिनमा हालका बाँडफाँट र तिनको पूरा इतिहास देखिन्छ।

Putting a student in a bed

विद्यार्थीलाई बेड दिने

1. Choose Allocate a bed — it is on the allocations screen and on your dashboard.

2. Pick the student. They must already exist as a record; see part three.

3. Pick a free bed. Only genuinely available beds are offered.

4. Set the check-in date and, if you know it, the expected leaving date.

5. Confirm the monthly fee and any security deposit, then save.

1. Allocate a bed थिच्नुहोस् — यो बाँडफाँट स्क्रिन र ड्यासबोर्ड दुवैमा छ।

2. विद्यार्थी छान्नुहोस्। उनको रेकर्ड पहिल्यै बनेको हुनुपर्छ; भाग तीन हेर्नुहोस्।

3. खाली बेड छान्नुहोस्। साँच्चै खाली बेड मात्र देखाइन्छ।

4. बस्न आएको मिति राख्नुहोस्, र थाहा छ भने निस्कने अनुमानित मिति पनि।

5. मासिक शुल्क र धरौटी रकम पक्का गरेर सेभ गर्नुहोस्।

The fee and deposit are copied onto the allocation as a snapshot. If you later change the room's standard rate, existing residents are not silently repriced.

शुल्क र धरौटी बाँडफाँटमै प्रतिलिपि भएर बस्छन्। पछि कोठाको सामान्य दर फेर्नुभयो भने पहिल्यै बसिरहेकाहरूको शुल्क चुपचाप बदलिँदैन।

Reserving instead of allocating

छुट्याउनुको सट्टा रिजर्भ गर्ने

For someone who has agreed to move in but has not arrived, create a reservation instead. The bed is held and cannot be given to anyone else, but the student is not yet counted as resident. Confirm the reservation when they arrive, or cancel it if they do not.

बस्न मञ्जुर गरेको तर अझै नआएको विद्यार्थीका लागि reservation बनाउनुहोस्। बेड रोकिन्छ र अरूलाई दिन मिल्दैन, तर विद्यार्थी बसोबास गर्नेमा गनिँदैनन्। उनी आएपछि पक्का गर्नुहोस्, नआए रद्द गर्नुहोस्।

Moving someone to a different bed

अर्को बेडमा सार्ने

Use Transfer rather than checking them out and allocating again. A transfer closes the old allocation and opens a new one linked to it, so the student's history reads as one continuous stay with a move in the middle.

चेक-आउट गरेर फेरि नयाँ बेड दिनुभन्दा Transfer प्रयोग गर्नुहोस्। सरुवाले पुरानो बाँडफाँट बन्द गरी त्यससँग जोडिएको नयाँ खोल्छ, जसले गर्दा विद्यार्थीको इतिहास बीचमा एक पटक सरेको निरन्तर बसाइका रूपमा पढिन्छ।

Checking someone out

चेक-आउट गर्ने

Check out ends the allocation and frees the bed. Record the actual leaving date. The allocation stays in the history.

Check out ले बाँडफाँट टुंग्याउँछ र बेड खाली गर्छ। वास्तविक निस्केको मिति राख्नुहोस्। बाँडफाँट इतिहासमा रहिरहन्छ।

The student register

विद्यार्थी नामावली

Student statuses

विद्यार्थीका अवस्था

• Pending — admitted on paper, not yet in a bed.
• Active — currently resident.
• On leave — away on an approved leave request; set automatically.
• Checked out — no longer resident, record retained.
• Archived — hidden from the everyday list.

• Pending — कागजमा भर्ना भएको, तर बेड नपाएको।
• Active — अहिले बसिरहेको।
• On leave — स्वीकृत बिदामा गएको; यो आफैँ मिल्छ।
• Checked out — अब नबस्ने, तर रेकर्ड रहिरहने।
• Archived — दैनिक सूचीबाट लुकाइएको।

Adding a student

विद्यार्थी थप्ने

1. Open Students and choose Add student.

2. Fill in their name and contact details. An email address is optional here, but you will need one later if you want to give them portal access.

3. Add address, institution and emergency contact details as far as you have them.

4. Save. HostelSathi assigns a student code automatically — STU-000001 and upwards, using the prefix set in Settings.

5. Allocate a bed, as described in part two.

1. Students खोलेर Add student थिच्नुहोस्।

2. नाम र सम्पर्क विवरण भर्नुहोस्। इमेल यहाँ अनिवार्य होइन, तर पछि पोर्टल पहुँच दिन चाहनुभयो भने चाहिन्छ।

3. ठेगाना, कलेज/संस्था र आपत्कालीन सम्पर्क — जति थाहा छ, त्यति भर्नुहोस्।

4. सेभ गर्नुहोस्। HostelSathi ले आफैँ विद्यार्थी कोड दिन्छ — STU-000001 बाट सुरु गरेर, Settings मा तोकिएको उपसर्गसहित।

5. भाग दुईमा बताइएझैँ बेड छुट्याउनुहोस्।

Guardians are added from the student's own record once it exists, on the Guardians tab.

अभिभावक विद्यार्थीको रेकर्ड बनेपछि त्यहीँको Guardians ट्याबबाट थपिन्छन्।

A student's record

विद्यार्थीको रेकर्ड

The profile gathers everything about one resident. The tabs across the middle are:

प्रोफाइलमा एक जना विद्यार्थीको सबै विवरण एकै ठाउँमा हुन्छ। बीचका ट्याब यी हुन्:

• Guardians — parents or sponsors, with their contact details.
• Allocations — every bed they have occupied, including transfers.
• Fees — every charge raised against them.
• Payments — every payment received from them.
• Complaints — everything they have reported.
• Leave — every request they have made.
• Documents — identity documents and anything else on file.

• Guardians — अभिभावक वा जिम्मेवार व्यक्ति, सम्पर्कसहित।
• Allocations — उनले ओगटेका सबै बेड, सरुवासहित।
• Fees — उनको नाममा लागेका सबै शुल्क।
• Payments — उनीबाट प्राप्त सबै भुक्तानी।
• Complaints — उनले गरेका सबै गुनासो।
• Leave — उनका सबै बिदा अनुरोध।
• Documents — परिचयपत्र र अन्य कागजात।

Giving a student access to their own portal

विद्यार्थीलाई आफ्नै पोर्टलको पहुँच दिने

1. Make sure the record has an email address. Without one the action refuses, because there is nowhere to send the invitation.

2. Choose Grant portal access on the profile.

3. The student receives an invitation and sets their own password.

1. रेकर्डमा इमेल छ कि छैन हेर्नुहोस्। इमेल नभई यो काम हुँदैन, किनभने निम्तो कहाँ पठाउने भन्ने नै हुँदैन।

2. प्रोफाइलमा Grant portal access थिच्नुहोस्।

3. विद्यार्थीले निम्तो पाउँछन् र आफ्नै पासवर्ड राख्छन्।

Students never sign themselves up. Portal access always starts from a record you created.

विद्यार्थीले आफैँ दर्ता गर्न पाउँदैनन्। पोर्टलको पहुँच सधैँ तपाईंले बनाएको रेकर्डबाटै सुरु हुन्छ।

Importing a list of students

विद्यार्थीको सूची अपलोड गर्ने

Moving in from a spreadsheet or another system? Import the whole list at once instead of typing it.

स्प्रेडसिट वा अर्को सिस्टमबाट सार्दै हुनुहुन्छ? टाइप गर्नुको साटो पूरै सूची एकैपटक अपलोड गर्नुहोस्।

1. Open Students and choose Import.

2. Download the template and fill it in, keeping the column headings exactly as they are.

3. Upload the completed file.

4. Review the result. Every row is checked on its own, and rows that fail are listed with the reason.

5. Fix the rejected rows in your file and import just those again.

1. Students खोलेर Import थिच्नुहोस्।

2. टेम्प्लेट डाउनलोड गरेर भर्नुहोस्; स्तम्भका शीर्षक जस्ताको तस्तै राख्नुहोस्।

3. भरिएको फाइल अपलोड गर्नुहोस्।

4. नतिजा हेर्नुहोस्। हरेक पंक्ति छुट्टै जाँचिन्छ, र नमिलेका पंक्ति कारणसहित देखाइन्छन्।

5. नमिलेका पंक्ति फाइलमै सच्याएर ती मात्र फेरि अपलोड गर्नुहोस्।

Fee structures

शुल्क ढाँचा

A fee structure is a template: a name, an amount and how often it recurs. Set up the ones you use regularly — the monthly hostel fee, a mess fee, a refundable security deposit, an admission fee, fines — and you can then raise them for a whole hostel in one action rather than typing amounts each month.

शुल्क ढाँचा भनेको एउटा टेम्प्लेट हो: नाम, रकम र कति-कति समयमा दोहोरिने। नियमित लाग्नेहरू — मासिक होस्टल शुल्क, खाना शुल्क, फिर्ता हुने धरौटी, भर्ना शुल्क, जरिवाना — एकपटक बनाइदिनुहोस्। त्यसपछि हरेक महिना रकम टाइप नगरी पूरै होस्टललाई एकैपटक शुल्क लगाउन सकिन्छ।

1. Open Fees, then Fee structures.

2. Choose Add structure.

3. Name it, pick its type, set the amount, and say whether it recurs monthly or is one-off.

4. Save.

1. Fees खोलेर Fee structures मा जानुहोस्।

2. Add structure थिच्नुहोस्।

3. नाम दिनुहोस्, प्रकार छान्नुहोस्, रकम राख्नुहोस्, र मासिक दोहोरिने कि एकपटके हो भन्ने तोक्नुहोस्।

4. सेभ गर्नुहोस्।

Charging residents

विद्यार्थीलाई शुल्क लगाउने

The fee ledger lists every charge you have raised. Each row shows the total payable, how much has been paid, the balance remaining, the due date and a status.

शुल्क खातामा तपाईंले लगाएका सबै शुल्क देखिन्छन्। हरेक पंक्तिमा तिर्नुपर्ने जम्मा, तिरिएको रकम, बाँकी रकम, तिर्ने अन्तिम मिति र अवस्था हुन्छ।

Raising the month's fees

महिनाको शुल्क लगाउने

1. Open Fees and choose Generate fees.

2. Pick the fee structure and the billing period.

3. Choose who it applies to — a whole hostel, or a narrower selection.

4. Review the summary and confirm. A charge is created for each active resident.

1. Fees खोलेर Generate fees थिच्नुहोस्।

2. शुल्क ढाँचा र कुन महिनाको हो सो अवधि छान्नुहोस्।

3. कसलाई लगाउने छान्नुहोस् — पूरै होस्टल, वा त्योभन्दा सानो समूह।

4. सारांश हेरेर पक्का गर्नुहोस्। हरेक सक्रिय विद्यार्थीका नाममा शुल्क बन्छ।

A one-off charge

एकपटके शुल्क

For a single student — a fine, a replacement key, a repair — use Add charge and enter the amount and reason directly.

एक जना विद्यार्थीका लागि — जरिवाना, साँचो फेरेको, मर्मत — सिधै Add charge बाट रकम र कारण लेख्नुहोस्।

Fee statuses

शुल्कका अवस्था

• Pending — raised, nothing paid.
• Partially paid — some money received, a balance remains.
• Paid — settled in full.
• Overdue — past its due date and still unpaid.
• Waived — cancelled deliberately, with a reason recorded.

• Pending — शुल्क लागेको, तर केही तिरिएको छैन।
• Partially paid — केही रकम आयो, बाँकी छ।
• Paid — पूरै तिरिसकेको।
• Overdue — म्याद नाघेको तर अझै नतिरेको।
• Waived — कारणसहित जानाजान मिनाहा गरिएको।

Statuses are worked out from the numbers; you never set them by hand.

अवस्था रकमकै आधारमा आफैँ निस्कन्छ; हातले सेट गर्नुपर्दैन।

Late fees

ढिलो शुल्क (जरिवाना)

Apply late fees adds your configured penalty to charges that are past due. The amount, whether it is a flat sum or a percentage, and the grace period all come from Settings.

Apply late fees ले म्याद नाघेका शुल्कमा तपाईंले तोकेको जरिवाना थप्छ। रकम, त्यो निश्चित रकम हो कि प्रतिशत, र छुट अवधि — सबै Settings बाट आउँछन्।

Recording payments

भुक्तानी दर्ता गर्ने

When a student pays — cash at the desk, a bank transfer, a wallet — you record it here. HostelSathi does not process payments; it is the ledger of money you have already collected.

विद्यार्थीले तिरेपछि — काउन्टरमा नगद, बैंक ट्रान्सफर, वा वालेट — त्यो यहाँ दर्ता गर्नुहोस्। HostelSathi ले भुक्तानी लिने काम गर्दैन; यो तपाईंले उठाइसकेको रकमको खाता हो।

1. Open Payments and choose Record payment.

2. Select the student, then the charge the money is against.

3. Enter the amount. It may be less than the balance — part payments are normal and the charge simply becomes partially paid.

4. Choose the method and enter a reference number for transfers.

5. Set the payment date and save.

1. Payments खोलेर Record payment थिच्नुहोस्।

2. विद्यार्थी छान्नुहोस्, अनि रकम कुन शुल्कका लागि हो सो छान्नुहोस्।

3. रकम लेख्नुहोस्। बाँकीभन्दा कम भए पनि हुन्छ — आंशिक भुक्तानी सामान्य हो, शुल्क Partially paid मा जान्छ।

4. तिरेको माध्यम छान्नुहोस्, र ट्रान्सफर भए रेफरेन्स नम्बर लेख्नुहोस्।

5. भुक्तानीको मिति राखेर सेभ गर्नुहोस्।

The charge's paid amount and status update immediately, and a receipt number is issued.

शुल्कमा तिरिएको रकम र अवस्था तत्कालै अद्यावधिक हुन्छ, र रसिद नम्बर जारी हुन्छ।

Receipts

रसिद

Open any payment to see its receipt. Print it from the browser, or download a PDF. Students with portal access can download their own receipts without asking you.

कुनै पनि भुक्तानी खोल्दा त्यसको रसिद देखिन्छ। ब्राउजरबाटै प्रिन्ट गर्नुहोस् वा PDF डाउनलोड गर्नुहोस्। पोर्टल पहुँच भएका विद्यार्थीले तपाईंलाई नसोधीकनै आफ्नो रसिद झिक्न सक्छन्।

Correcting a mistake

गल्ती सच्याउने

Receipt numbers are unique within your organization and are issued in an unbroken sequence, so a gap in your receipt book is a real event and not a quirk of the software.

रसिद नम्बर तपाईंको संस्थाभित्र अद्वितीय हुन्छन् र नछुटाई क्रमैसँग जारी हुन्छन्। त्यसैले रसिद किताबमा कतै नम्बर छुटेको छ भने त्यो साँच्चिकै घटना हो, सफ्टवेयरको त्रुटि होइन।

Complaints

गुनासो

Complaints arrive from students through their portal, or you raise them on a student's behalf when they come to the desk. The queue is ordered by priority so the urgent ones stay at the top.

गुनासो विद्यार्थीले आफ्नो पोर्टलबाट पठाउँछन्, वा उनी काउन्टरमा आउँदा तपाईंले उनको तर्फबाट दर्ता गर्नुहुन्छ। सूची प्राथमिकताअनुसार मिलेको हुन्छ, त्यसैले जरुरी गुनासो सधैँ माथि रहन्छ।

Working a complaint

गुनासो समाधान गर्ने

1. Open the complaint from the queue.

2. Assign it to a member of staff. The status moves to Assigned.

3. Move it to In progress when work starts.

4. Add comments as you go. Each comment is either visible to the student or an internal note.

5. Mark it Resolved when the work is done, then Closed once the student is satisfied. A complaint that should not have been raised can be Rejected instead.

1. सूचीबाट गुनासो खोल्नुहोस्।

2. कुनै कर्मचारीलाई जिम्मा दिनुहोस्। अवस्था Assigned हुन्छ।

3. काम सुरु भएपछि In progress मा सार्नुहोस्।

4. बीच-बीचमा टिप्पणी थप्नुहोस्। हरेक टिप्पणी कि विद्यार्थीले देख्ने हुन्छ, कि आन्तरिक नोट।

5. काम सकिएपछि Resolved, र विद्यार्थी सन्तुष्ट भएपछि Closed बनाउनुहोस्। नउठ्नुपर्ने गुनासो भए Rejected गर्न सकिन्छ।

Leave requests

बिदा अनुरोध

Students request leave from their portal; you approve or reject it here. Approving a request marks the student as on leave, and marking them returned puts them back to active — you do not change the status by hand.

विद्यार्थीले आफ्नो पोर्टलबाट बिदा माग्छन्; तपाईंले यहाँबाट स्वीकृत वा अस्वीकृत गर्नुहुन्छ। स्वीकृत गर्दा विद्यार्थी On leave हुन्छन्, र फर्केको चिन्ह लगाउँदा फेरि सक्रिय हुन्छन् — अवस्था हातले फेर्नुपर्दैन।

1. Open Leave requests. Pending requests are listed first.

2. Review the dates and reason.

3. Choose Approve or Reject.

4. When the student comes back, choose Mark returned.

1. Leave requests खोल्नुहोस्। निर्णय बाँकी अनुरोध सबैभन्दा माथि हुन्छन्।

2. मिति र कारण हेर्नुहोस्।

3. Approve वा Reject छान्नुहोस्।

4. विद्यार्थी फर्केपछि Mark returned थिच्नुहोस्।

A student who has not been marked returned by their expected date is flagged as overdue automatically, so nobody quietly disappears.

फर्कने भनिएको मितिसम्म फर्केको चिन्ह नलागेका विद्यार्थी आफैँ overdue देखिन्छन् — त्यसैले कोही चुपचाप हराउँदैन।

You can also record leave on a student's behalf, for residents without portal access.

पोर्टल पहुँच नभएका विद्यार्थीका लागि तपाईं आफैँ पनि बिदा दर्ता गर्न सक्नुहुन्छ।

Notices

सूचना

Notices are announcements shown to residents in their portal — water shut off on Tuesday, fees due on the fifth, holiday arrangements.

सूचना भनेको विद्यार्थीको पोर्टलमा देखिने घोषणा हो — मंगलबार पानी आउँदैन, ५ गते शुल्क तिर्नुपर्ने, बिदाको व्यवस्था इत्यादि।

1. Open Notices and choose New notice.

2. Write the title and body.

3. Choose the audience: everyone, particular hostels, or particular roles.

4. Publish now, or schedule it for a date and time.

5. Pin it if it should stay at the top.

1. Notices खोलेर New notice थिच्नुहोस्।

2. शीर्षक र विवरण लेख्नुहोस्।

3. कसले देख्ने हो छान्नुहोस्: सबैले, निश्चित होस्टलले, वा निश्चित भूमिकाले।

4. अहिल्यै प्रकाशित गर्नुहोस्, वा मिति र समय तोकेर राख्नुहोस्।

5. सधैँ माथि देखियोस् भन्ने चाहनुहुन्छ भने पिन गर्नुहोस्।

Save without publishing to keep it as a draft. Students only ever see published notices that are targeted at them.

प्रकाशित नगरी सेभ गर्दा मस्यौदा रहन्छ। विद्यार्थीले आफूलाई लक्षित गरिएका प्रकाशित सूचना मात्र देख्छन्।

Staff and permissions

कर्मचारी र अनुमति

Inviting someone

कसैलाई निम्तो दिने

1. Open Staff and choose Invite staff.

2. Enter their email address and pick a role.

3. For a warden, receptionist or maintenance role, choose which hostels they cover.

4. Send. They receive an invitation and set their own password.

1. Staff खोलेर Invite staff थिच्नुहोस्।

2. उनको इमेल लेख्नुहोस् र भूमिका छान्नुहोस्।

3. वार्डेन, रिसेप्सनिस्ट वा मर्मत कर्मचारी भए कुन-कुन होस्टल हेर्ने हो छान्नुहोस्।

4. पठाउनुहोस्। उनले निम्तो पाउँछन् र आफ्नै पासवर्ड राख्छन्।

Adjusting one person

एक जनाको अनुमति मिलाउने

Roles are a starting point, not a cage. Open a member and grant or remove individual permissions to fit how your hostel actually works — for example, letting one trusted receptionist reverse payments without making them an accountant.

भूमिका सुरुवात बिन्दु मात्र हो, बन्धन होइन। कुनै कर्मचारी खोलेर छुट्टै अनुमति थप्न वा हटाउन सकिन्छ, ताकि तपाईंको होस्टल जसरी चल्छ त्यसैअनुसार मिलोस् — जस्तै, एक जना भरपर्दो रिसेप्सनिस्टलाई लेखापाल नबनाईकनै भुक्तानी उल्टाउने अनुमति दिन।

When someone leaves

कोही काम छोडेर जाँदा

Deactivate them rather than deleting. They can no longer sign in, but everything they did stays attributed to them in the records. Reset access forces a password change on their next sign-in.

मेटाउनुभन्दा Deactivate गर्नुहोस्। उनी साइन इन गर्न पाउँदैनन्, तर उनले गरेका सबै काम रेकर्डमा उनकै नाममा रहन्छन्। Reset access ले अर्को पटक साइन इन गर्दा पासवर्ड फेर्न बाध्य बनाउँछ।

Settings

सेटिङ

Organization

Organization

Your name, address, contact details and logo. The logo appears in the sidebar and on printed receipts.

संस्थाको नाम, ठेगाना, सम्पर्क विवरण र लोगो। लोगो साइडबार र प्रिन्ट गरिएका रसिदमा देखिन्छ।

Preferences

Preferences

• Currency, timezone and date format — how money and dates are displayed throughout.
• Numbering prefixes — the leading text on receipt numbers, student codes, complaint numbers and leave references.
• Late fee defaults — the amount, whether it is flat or a percentage, and the grace period before it applies.
• Student portal switches — whether residents may submit complaints, request leave and upload documents. Turn any of them off and the option disappears from their portal.

• मुद्रा, समय क्षेत्र र मिति ढाँचा — रकम र मिति सबैतिर कसरी देखिने।
• नम्बरिङ उपसर्ग — रसिद नम्बर, विद्यार्थी कोड, गुनासो नम्बर र बिदा नम्बरको अगाडि लाग्ने अक्षर।
• ढिलो शुल्कका पूर्वनिर्धारित मान — रकम, त्यो निश्चित हो कि प्रतिशत, र लागू हुनुअघिको छुट अवधि।
• विद्यार्थी पोर्टलका स्विच — विद्यार्थीले गुनासो पठाउन, बिदा माग्न र कागजात अपलोड गर्न पाउने कि नपाउने। कुनै बन्द गर्नुभयो भने त्यो विकल्प उनीहरूको पोर्टलबाट हराउँछ।

Option lists

Option lists

The dropdown choices your staff see: room types, complaint categories, leave types and the documents you require from a new resident. Tailor them to your hostel rather than working around a generic list.

कर्मचारीले देख्ने ड्रपडाउनका विकल्प: कोठाका प्रकार, गुनासोका वर्ग, बिदाका प्रकार, र नयाँ विद्यार्थीबाट माग्ने कागजात। सामान्य सूचीमा अल्झिनुभन्दा आफ्नै होस्टलअनुसार मिलाउनुहोस्।

Plan and usage

प्लान र प्रयोग

This screen shows your current plan and meters your usage against its limits — students, staff, hostels and storage. It is visible to the organization owner only.

यो स्क्रिनले तपाईंको हालको प्लान र त्यसका सीमाविरुद्ध प्रयोग देखाउँछ — विद्यार्थी, कर्मचारी, होस्टल र भण्डारण। यो संस्थाको मालिकलाई मात्र देखिन्छ।

Asking for a different plan

अर्को प्लान माग्ने

1. Choose Request upgrade.

2. Pick the plan you want and add a note if you need to.

3. Submit. The HostelSathi team arranges payment with you and applies the change.

1. Request upgrade थिच्नुहोस्।

2. चाहेको प्लान छान्नुहोस्, र आवश्यक भए टिप्पणी थप्नुहोस्।

3. पठाउनुहोस्। HostelSathi टिमले तपाईंसँग भुक्तानी मिलाएर परिवर्तन लागू गर्छ।

The request does not change anything by itself, and you can submit up to three in a day. An organization whose plan has expired can still send one — deliberately, since otherwise you could not ask to be restored.

अनुरोध आफैँले केही बदल्दैन, र दिनमा बढीमा तीन पटक पठाउन सकिन्छ। प्लान सकिइसकेको संस्थाले पनि यो पठाउन पाउँछ — जानाजान यस्तो राखिएको हो, नत्र पुनः सक्रिय गर्न माग्नै सकिँदैनथ्यो।

The activity log

गतिविधि अभिलेख

Every action that matters is recorded: who did it, what changed, and when. Filter by person, by type of action or by date to answer questions like "who reversed that payment?" or "when was this student archived?"

महत्त्वपूर्ण हरेक काम अभिलेख हुन्छ: कसले गर्‍यो, के फेरियो, र कहिले। व्यक्ति, कामको प्रकार वा मितिअनुसार छानेर "त्यो भुक्तानी कसले उल्टायो?" वा "यो विद्यार्थी कहिले आर्काइभ भयो?" जस्ता प्रश्नको जवाफ पाउन सकिन्छ।

The log can be added to but never edited or deleted, by anyone. That is what makes it worth consulting.

यो अभिलेखमा थप्न मात्र मिल्छ; कसैले पनि सम्पादन वा मेटाउन सक्दैन। त्यसैले यो भरपर्दो हुन्छ।

Your overview

तपाईंको सिंहावलोकन

When you sign in you land here. It gathers the latest notices from the hostel, a summary of your room, what you owe, your recent payments and any complaints still open. The menu on the left takes you to the detail.

साइन इन गरेपछि तपाईं यहीँ पुग्नुहुन्छ। यहाँ होस्टलका पछिल्ला सूचना, तपाईंको कोठाको सारांश, तिर्न बाँकी रकम, हालका भुक्तानी र अझै खुला रहेका गुनासो एकै ठाउँमा हुन्छन्। विस्तृत विवरणका लागि बायाँको मेनु प्रयोग गर्नुहोस्।

You can only ever see your own records. Other residents' details are not visible to you.

तपाईंले आफ्नै रेकर्ड मात्र देख्न पाउनुहुन्छ। अरू विद्यार्थीको विवरण तपाईंलाई देखिँदैन।

Your room

तपाईंको कोठा

Your hostel, building, floor, room and bed, along with your check-in date. Below that is your stay history — useful if you have moved rooms, or if you need to prove how long you have lived here.

तपाईंको होस्टल, भवन, तल्ला, कोठा र बेड — बस्न आएको मितिसहित। तल तपाईंको बसाइको इतिहास हुन्छ — कोठा सर्नुभएको छ भने, वा कति समय बस्नुभयो भन्ने प्रमाण चाहिँदा काम लाग्छ।

Your fees and payments

तपाईंको शुल्क र भुक्तानी

The three figures at the top are your outstanding balance, anything overdue, and your total paid. Below them, Charges lists every fee raised against you with its due date and status, and Payment history lists every payment the office has recorded from you.

माथिका तीन अंक हुन्: तिर्न बाँकी रकम, म्याद नाघेको रकम, र जम्मा तिरिएको। तल Charges मा तपाईंका नाममा लागेका सबै शुल्क मिति र अवस्थासहित हुन्छन्, र Payment history मा कार्यालयले दर्ता गरेका तपाईंका सबै भुक्तानी हुन्छन्।

Choose PDF on any confirmed payment to download its receipt.

पुष्टि भएको कुनै पनि भुक्तानीमा PDF थिचेर रसिद डाउनलोड गर्नुहोस्।

Payments cannot be made through the portal. Pay the office as you normally would, and the payment will appear here once they record it.

पोर्टलबाट भुक्तानी गर्न मिल्दैन। सधैँझैँ कार्यालयमा तिर्नुहोस्; उनीहरूले दर्ता गरेपछि त्यो यहाँ देखिन्छ।

Reporting a problem

समस्या जनाउने

1. Open Complaints and choose New complaint.

2. Pick the category — plumbing, electrical, cleanliness, and so on.

3. Describe the problem and set how urgent it is.

4. Submit. It appears in the hostel's queue straight away.

1. Complaints खोलेर New complaint थिच्नुहोस्।

2. वर्ग छान्नुहोस् — धारा, बिजुली, सरसफाइ इत्यादि।

3. समस्या लेख्नुहोस् र कति जरुरी हो तोक्नुहोस्।

4. पठाउनुहोस्। यो तुरुन्तै होस्टलको सूचीमा देखिन्छ।

Come back to this screen to follow progress. You will see the status change as staff pick it up and work on it, along with any comments they have chosen to share with you.

प्रगति हेर्न यही स्क्रिनमा फर्कनुहोस्। कर्मचारीले जिम्मा लिएर काम गर्दै जाँदा अवस्था बदलिँदै गएको देखिन्छ, साथै उनीहरूले तपाईंलाई देखाउन चाहेका टिप्पणी पनि।

If you do not see a way to raise a complaint, your hostel has turned that option off. Speak to the office.

गुनासो पठाउने विकल्प देखिएन भने तपाईंको होस्टलले त्यो बन्द गरेको छ। कार्यालयमा कुरा गर्नुहोस्।

Requesting leave

बिदा माग्ने

1. Open Leave and choose Request leave.

2. Choose the type, the dates you will be away, and give a reason.

3. Submit, then watch this screen for approval.

1. Leave खोलेर Request leave थिच्नुहोस्।

2. प्रकार, बाहिर रहने मिति र कारण लेख्नुहोस्।

3. पठाउनुहोस्, अनि स्वीकृतिका लागि यही स्क्रिन हेर्दै गर्नुहोस्।

A request that has not been decided yet can be cancelled. Once it has been approved or rejected, speak to the office instead.

निर्णय नभएको अनुरोध रद्द गर्न सकिन्छ। स्वीकृत वा अस्वीकृत भइसकेपछि भने कार्यालयमै कुरा गर्नुहोस्।

Come back and let the office know when you return, so they can mark you as back — otherwise your leave shows as overdue.

फर्केपछि कार्यालयलाई जानकारी दिनुहोस्, ताकि उनीहरूले फर्केको चिन्ह लगाउन सकून् — नत्र तपाईंको बिदा म्याद नाघेको देखिन्छ।

Notices and your profile

सूचना र तपाईंको प्रोफाइल

Notices are announcements from the hostel. You see the ones addressed to everyone and the ones addressed specifically to your hostel; anything pinned stays at the top.

सूचना भनेको होस्टलबाट आएका घोषणा हुन्। सबैलाई सम्बोधन गरिएका र खास तपाईंकै होस्टललाई सम्बोधन गरिएका सूचना तपाईंले देख्नुहुन्छ; पिन गरिएका सधैँ माथि रहन्छन्।

Your profile shows your details as recorded by the office. You can update your own contact details — phone number, emergency contact — but not things like your room, your student code or your fees. If something else is wrong, ask the office to correct it.

प्रोफाइलमा कार्यालयले दर्ता गरेको तपाईंको विवरण देखिन्छ। आफ्नो सम्पर्क विवरण — फोन नम्बर, आपत्कालीन सम्पर्क — तपाईं आफैँ फेर्न सक्नुहुन्छ, तर कोठा, विद्यार्थी कोड वा शुल्क भने फेर्न मिल्दैन। अरू केही गलत छ भने कार्यालयलाई सच्याउन भन्नुहोस्।

Using HostelSathi on a phone

मोबाइलमा HostelSathi चलाउने

Everything you can do at a desk you can do on a phone. The sidebar becomes a drawer: tap the ☰ button in the top-left to open it, and tap any entry to go there.

कम्प्युटरमा गर्न सकिने सबै काम मोबाइलमा पनि गर्न सकिन्छ। साइडबार मोबाइलमा सर्दै आउने मेनु बन्छ: बायाँ माथिको ☰ बटन थिचेर खोल्नुहोस्, र जुन पृष्ठ चाहिन्छ त्यही थिच्नुहोस्।

Tables show fewer columns on a narrow screen so the important ones stay readable — open the row to see everything.

साँघुरो स्क्रिनमा तालिकाले कम स्तम्भ देखाउँछ, ताकि महत्त्वपूर्ण कुरा पढ्न सकियोस् — सबै हेर्न पंक्ति खोल्नुहोस्।

Installing it

होम स्क्रिनमा राख्ने

Most phone browsers offer to add HostelSathi to your home screen, and the app itself will prompt you. Once installed it opens full-screen with its own icon, like any other app. This is particularly worth doing for residents, who then have their fees and notices one tap away.

धेरैजसो मोबाइल ब्राउजरले HostelSathi लाई होम स्क्रिनमा थप्न सोध्छन्, र एप आफैँले पनि सम्झाउँछ। थपेपछि यो आफ्नै आइकनसहित पूरै स्क्रिनमा खुल्छ, अरू एपजस्तै। विद्यार्थीका लागि यो विशेष उपयोगी हुन्छ — शुल्क र सूचना एउटै थिचाइमा पुगिन्छ।

Who can do what

कसले के गर्न पाउँछ

HostelSathi ships six staff roles. They are a starting point — any individual's permissions can be widened or narrowed from the Staff screen.

HostelSathi मा कर्मचारीका छ भूमिका हुन्छन्। यी सुरुवात बिन्दु मात्र हुन् — कुनै पनि व्यक्तिको अनुमति Staff स्क्रिनबाट बढाउन वा घटाउन सकिन्छ।

What each role finds in their sidebar:

कुन भूमिकाले साइडबारमा के देख्छ:

Hostel-scoped roles — warden, receptionist and maintenance — see only the hostels they are assigned to. A warden at one of your two properties cannot see the other one's residents at all.

होस्टलमा सीमित भूमिका — वार्डेन, रिसेप्सनिस्ट र मर्मत कर्मचारी — ले आफूलाई तोकिएका होस्टल मात्र देख्छन्। दुई होस्टलमध्ये एउटामा तोकिएका वार्डेनले अर्कोका विद्यार्थी बिल्कुलै देख्दैनन्।

Read-only and no-access banners

पढ्ने-मात्र र पहुँच-बन्द पट्टी

A coloured banner sometimes appears between the top bar and the page. It reflects the state of your subscription:

कहिलेकाहीँ माथिल्लो पट्टी र पृष्ठको बीचमा रङ्गीन पट्टी देखिन्छ। यसले तपाईंको सदस्यताको अवस्था जनाउँछ:

When something looks wrong

केही बिग्रेजस्तो लागे